Het realiseren van € 1M structurele kostenbesparing bij een GGZ-instelling
De Vraag
Een GGZ-instelling heeft SpendLab gevraagd een jaarlijkse structurele kostenbesparing te realiseren van € 1 miljoen euro. Deze extra financiële ruimte kan worden gebruikt om wachttijden te verkorten én inkoopprocessen naar een hoger niveau te tillen.
Onze aanpak
We startten met het in kaart brengen van de gehele inkoop en hoofdprocessen door middel van financiële data, interne documenten en interviews met verschillende werknemers van de GGZ-instelling. Aan de hand van deze blauwdruk legden we negen besparingsinitiatieven voor aan de stuurgroep van de instelling. Daarna stelden we werkgroepen per besparingsinitiatief op, waarin consultants van SpendLab en betrokkenen vanuit de klant deelnamen. SpendLab begeleidde de werkgroepen, en de besparingen werden gerealiseerd door processen te herinrichten en offertetrajecten te doorlopen.
Enkele voorbeelden van de besparingsinitiatieven die we in dit traject hebben opgepakt: Personeel niet in loondienst (PNIL), energie, BHV en medische middelen. Voor PNIL hebben we de leveranciers geconsolideerd, een offertetraject uitgevoerd en een proces ingericht om ongecontroleerde inkoop te voorkomen. Bij het segment energie analyseerden we het energieverbruik en identificeerden locaties waar het gecontracteerd vermogen kon worden verminderd. Verder begeleidden we aanbestedingen voor BHV en medische middelen, waarbij we extra controles aan de BHV-aanbesteding toevoegden, zoals het organiseren van demotrainingen van enkele aanbieders. Voor medische middelen voerden we naast het offertetraject ook een kernassortiment in.
Het Resultaat
Dankzij de herinrichting van de inkoopprocessen heeft de GGZ-instelling een inkooporganisatie met een meer volwassen karakter gekregen. Bovendien hebben we de doelstelling van de jaarlijkse structurele kostenbesparing behaald, waardoor er nu meer financiële ruimte is voor het verlenen van kwalitatief goede zorg. Het succesvol afronden van dit traject resulteerde in een verzoek om onze ondersteuning ook na de initiële besparingsinitiatieven voort te zetten bij andere onderwerpen.
We zijn trots op de erkenning van onze prestaties en kijken ernaar uit om onze support aan deze GGZ-instelling voort te zetten. Samen streven we naar verdere verbeteringen en duurzame successen