Na het afsplitsen van het voormalige moederbedrijf wilde onze klant haar gebouw gebonden onderhoudsactiviteiten bundelen en door een externe dienstverlener laten uitvoeren.
De uitdaging in deze was, dat er in beperkte mate meerjarenonderhoudsplannen (MJOP) aanwezig waren, er veel verschillende leveranciers waren en de scope van de werkzaamheden die werden uitgevoerd niet duidelijk was. Ook was aan het begin van het traject nog niet helemaal duidelijk welke werkzaamheden door de interne onderhoudsdienst uitgevoerd zouden blijven worden en welke uitbesteed zouden worden. Hierdoor was dit een complex vraagstuk dat multidisciplinair opgepakt diende te worden.
De eerste stap was een analyse op de huidige werkzaamheden uit te voeren (was alles nog nodig en efficiënt georganiseerd?) en voor een heldere demarcatie te zorgen. Wie doet wat en wat zijn de eisen die hierbij gelden (GMP, opleidingen, certificeringen)? Daarnaast was het belangrijk om een leverancier te vinden, die de rol van strategische partner kon invullen en ook na het afronden van ons traject de organisatie optimaal kon blijven ondersteunen. Daarom hebben wij de “Best Value Procurement” aanpak toegepast. Deze focust op het aantoonbaar identificeren van de beste waarde tegen een faire prijs. Na de voorlopige gunning, gingen wij met onze opdrachtgever en de leverancier om tafel om alle twijfelpunten, onduidelijkheden en obstakels uit de weg te werken en goede afspraken te maken over onzekerheden en risico’s. De diepte opzoeken en écht de inhoud in! Geen plannen op hoog niveau die naderhand niet waargemaakt kunnen worden. Dit proces werd erg gewaardeerd door de werkgroep en vormde een goede basis voor een efficiënte implementatie. Door het kritisch herzien van de werkzaamheden, het bundelen van taken en focus op meer preventief i.p.v. correctief onderhoud kon een jaarlijkse besparing gerealiseerd worden van €450k (27%).