Operational Excellence - Inhuurproces Extern Personeel
De Vraag
Een klant in de kinderopvang heeft ons gevraagd het volledige aanvraag- en inhuurproces van extern personeel te optimaliseren.
Onze aanpak
Opstart en afstemming
De eerste stap in ons traject is om samen met de klant de stip op de horizon te bepalen. Wat zijn de eisen en wensen, en wat zijn de doelen en verwachtingen? Vanuit de stuurgroep hebben we vervolgens een werkgroep opgezet met stakeholders uit verschillende disciplines en organisatorische lagen. We zijn immers benieuwd naar ideeën uit verschillende hoeken van de organisatie. Gezamenlijk met deze werkgroep hebben we een projectplan en planning opgesteld.
Huidige situatie
De volgende stap in ons traject is om de TCO (total cost of ownership) te bepalen. Dit betreffen zowel de interne kosten als de externe kosten. Dit doen we aan de hand van verschillende financiële datasets, alsmede interviews en workshops. Vervolgens hebben we in gezamenlijke interactieve workshops middels de Lean-methodiek het huidige aanvraag- en inhuurproces in kaart gebracht. Het was dusdanig ingericht dat elke locatiemanager bij diverse externe partijen tegelijkertijd een aanvraag deed via verschillende kanalen. Indien de dienst opgevuld kon worden, werden vervolgens alle overige partijen ook weer afgebeld. Een zeer tijdrovend proces.
Vervolg
We hebben de werkgroep uitgedaagd na te denken over waar bottlenecks zitten en hoe het proces efficiënter ingericht kan worden. Ook hebben we strategische leveranciers gevraagd mee te denken vanuit hun expertise. Tevens hebben we een offertetraject uitgevoerd om zowel kwalitatieve als prijstechnische interessante partijen te contracteren en implementeren.
Het Resultaat
Alle locatiemanagers kunnen nu via één centraal kanaal een aanvraag indienen voor extern personeel. De aanvraag wordt automatisch uitgezet bij diverse geselecteerde voorkeursleveranciers met een voor hen geldende exclusiviteitsperiode. Diensten worden op deze manier sneller en tegen een marktconformere prijs opgevuld. Tevens heeft dit heeft een jaarlijkse besparing opgeleverd van €400K (-9%).