De vraag vanuit de klant was om het maintenance proces onder de loep te nemen en deze waar mogelijk efficiënter en effectiever in te richten, met als voorwaarde te voldoen aan de geldende GMP eisen. Reden hiervoor was dat het administratieve proces rondom het preventieve en correctieve onderhoud veel tijd in beslag nam. In het bijzonder voor de monteurs en operators, de mensen op de werkvloer, leverde deze administratieve lasten veel frustratie op.
De eerste stap richting een geoptimaliseerd proces is het huidige proces in kaart brengen. Dit hebben wij gedaan door met alles schakels in het proces samen te gaan zitten om de stappen die zij nemen in kaart te brengen, waarna er uiteindelijk een flowchart van het gehele proces gemaakt kan worden. Naast het in kaart brengen van de huidige situatie zijn tegelijkertijd de knel- en verbeterpunten in kaart gebracht. Door met de experts, oftewel de mensen in het proces te praten komen er tal van ideeën naar boven die tot verbeteringen en/of besparingen kunnen leiden. Het is vervolgens de taak om deze (waar mogelijk) te kwantificeren en vervolgens samen met de werkgroep te prioriteren.
De vele ideeën die we tijdens de analyse hebben verzameld zijn vervolgens besproken met de werkgroep. Op basis van de potentiële besparing, de moeilijkheidsgraad om het te implementeren en de restricties van de aanwezige software zijn er een aantal quick wins uitgekozen om te implementeren:
- Eén van de quick wins was het elimineren van twee papieren formulieren (het PF076 formulier en de hardcopy werkorder). Op deze formulieren werd informatie ingevuld die gedeeltelijk al op andere (online) plekken werd vastgelegd. Door deze documenten te elimineren kon de tijd die besteed werd aan administratie in het werkorderproces met +/- 40% worden gereduceerd
- Daarnaast is er een hanger geïntroduceerd die wordt opgehangen aan de installatie op het moment dat er een werkorder is aangemaakt. Op die manier kunnen dubbele werkorders worden voorkomen, waardoor veel onnodig werk wordt bespaard.
- Eén van de frustraties die naar voren kwam uit de gesprekken met de monteurs was dat zij moeilijk de juiste operator kunnen bereiken op het moment zij hem/haar nodig heeft. Om dit te voorkomen is er per productie afdeling een centraal nummer geïmplementeerd waarmee de monteur direct de juiste persoon aan de lijn krijgt. Dit voorkomt een hoop frustratie en zoekwerk.
- Tot slot is er een waarschuwingsbordje geïntroduceerd dat ervoor zorgt dat operators direct zien als er onderhoud aan een installatie wordt uitgevoerd. Hetgeen voorheen een veiligheidsrisico bleek te zijn.
Bovenstaande optimalisaties zijn geïmplementeerd met inachtneming van de geldende GMP eisen. In bijgevoegde afbeelding is het administratieve proces te zien, waarbij met rode kruizen is aangegeven welke stappen door de optimalisatie zijn geëlimineerd.