Operational Excellence – Casestudy: Optimalisatie Inschrijvingsproces patiënten in een Ziekenhuis
De Uitdaging
Een groot Nederlands ziekenhuis heeft ons verzocht om een diepgaand onderzoek uit te voeren naar het volledige inschrijvingsproces van patiënten, met als doel dit proces te optimaliseren.
Onze aanpak
Onze aanpak ving aan met een gezamenlijke afstemming van de scope en het samenstellen van een toegewijd team, in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Hieruit volgde een uitgebreid projectplan. De lean-methodologie werd geïntroduceerd, waarbij de fasen definiëren, meten, analyseren, verbeteren en beheersen centraal stonden. De initiële werksessies concentreerden zich op de probleemdefinitie. Hieruit bleek al snel dat er zich aanzienlijke wachtrijen voordeden bij de inschrijfbalie voor patiënten, een kritiek aandachtspunt. Deze fase vormt een essentiële voorbereiding alvorens patiënten naar de juiste poli worden verwezen. Via interactieve brown-paper-sessies hebben we het volledige proces in kaart gebracht. Het meest tevredenstellende aspect was wellicht de verrassing bij het personeel: "Waarom hanteren we eigenlijk deze werkwijze?" Vervolgens zijn we gestart met het verzamelen van data. Belangrijke meetpunten zijn vastgesteld, waaronder de dagelijkse aanloop van patiënten bij de inschrijfbalie, piektijden, gemiddelde wachttijden en de duur van het registratieproces zelf. Door theoretische inzichten te combineren met praktische waarnemingen, hebben we gedurende meerdere dagen het proces van dichtbij gevolgd. Aansluitende werksessies draaiden om een diepgaande analyse van de huidige situatie. Door knelpunten en onderliggende oorzaken bloot te leggen, ontstonden mogelijke oplossingen die we vervolgens hebben geïmplementeerd.
Het Resultaat
Twee voorbeelden van gerealiseerde oplossingen waren als volgt:
- Overbodige stappen en handelingen binnen het proces voor het inschrijven van patiënten zijn geëlimineerd, en;
- Het proces waarmee genavigeerd wordt door het programma om patiënten in te schrijven is geoptimaliseerd.
Samen hebben deze inspanningen geresulteerd in een tijdswinst van 15% – 20%.
Deze inspanning illustreert hoe een grondige analyse en gerichte procesverbeteringen concrete efficiëntiewinst kunnen opleveren.
Voor meer inzicht in onze aanpak en resultaten kunt u contact opnemen met Lars, Commercieel Directeur bij SpendLab Performance Improvement.
15%-20%
tijdswinst